สวัสดีคุณครูทุกท่านครับ วันนี้ปันสื่อฟรี ขอนำเสนอ การยืมเงินสำหรับจัดซื้อ วัตถุดิบ อาหารกลางวัน ทำอย่างไร ใช้เอกสารอะไรในการควบคุมการใช้จ่ายเงิน ประจำปีการศึกษา 2567
ยืมเงินสำหรับจัดซื้อ วัตถุดิบ อาหารกลางวัน
แบบที่ 1 การยืมแบบรายสัปดาห์ เหมาะสำหรับโรงเรียนขนาดใหญ่ที่มีนักเรียนจำนวนมาก และได้รับการจัดสรรเงินจำนวนเยอะมากๆ และครูอาหารกลางวันไม่อยากรับผิดชอบเงินจำนวนเยอะๆ
แบบที่ 2 การยืมแบบรายเดือน เหมาะสำหรับโรงเรียนขนาดเล็กลงมา จำนวนนักเรียนประมาณ 120 – 300 คน (แบบนี้จะค่อนข้างดำเนินการง่าย ด้านเอกสาร เพราะเอกสารจะเป็นชุดๆ ตามเดือนนั้นๆ)
แบบที่ 3 การยืมแบบรายภาคเรียน แบบนี้จะค่อนข้างถือเงินยาวนานมาก ส่วนมากจะไม่ค่อยมีโรงเรียนไหนดำเนินการแบบนี้ (แต่ในเอกสารคู่มือสามารถทำได้)
ส่วนตัวผมแนะนำแบบที่ 2 ยืมแบบรายเดือน จะสะดวกและง่ายต่อการดำเนินงานมากๆ ครับ
(3) การยืมเงินทำอย่างไร ?
ให้เจ้าหน้าที่อาหารกลางวัน ทำการบันทึกข้อความยืมเงิน และบันทึกสัญญายืมเงิน อาหารกลางวันต่อผู้บริหาร โดยประมาณการรายการที่จะดำเนินการซื้อ x จำนวนวัน โดยจำนวนเงินที่จะยืมนั้นต้องไม่เกินที่ได้รับจัดสรรจาก อปท. และต้องหักค่าใช้จ่ายในการจ้างแม่ครัว ค่าแก๊ส ค่าน้ำยาล้างจาน ออก ตัวอย่างเช่น โรงเรียน ก. ต้องการดำเนินการประกอบอาหารกลางวันจำนวน 22 วัน ได้รับจัดสรรเงินอาหารกลางวันจำนวน 27 บาท x 100 คน เป็นเงิน 2,700 บาทต่อวัน รวมทั้งสิ้น 59,400 บาท ต้องจ้างแม่ครัวประกอบอาหารวันละ 300 เหลือค่าใช้จ่าย 2,400 บาทต่อวัน ใน 22 วันนั้นหักค่าแก๊สหุงต้ม 3 ถัง อัตราถังละ 500 บาท เป็นเงิน 1,500 บาท ค่าน้ำยาล้างจาน 500 บาท รวมแล้ว 8,600 บาทที่ต้องหักออกโดยไม่ต้องยืม คงเหลือยอดที่จะยืมในการซื้อวัตถุดิบ 50,800 บาท โดยวันที่ยืมเงินต้องเป็นวันที่ก่อนจะดำเนินการจัดซื้อ (ตัวอย่างเอกสารดังแนบในหน้าที่ 1-3)
(4) เจ้าหน้าที่การเงินดำเนินการเบิกเงินจากบัญชีเงินอุดหนุนอาหารกลางวัน และลงทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ ประเภทเงินอุดหนุนอาหารกลางวัน ในฝั่งจ่าย ประเภทลูกหนี้ ตามจำนวนเงินที่ยืม จากนั้นนำเงินมอบให้กับเจ้าหน้าที่อาหารกลางวัน เพื่อนำไปใช้ในการบริหารกลางวันต่อไป (เอกสารหลักฐานคือ สัญญายืมเงินตามข้อ 3.1) และทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ ประเภทอุดหนุนอาหารกลางวัน)
(5) เมื่อเจ้าหน้าที่อาหารกลางวันแล้ว ให้ดำเนินการจัดสรรเงินอาหารกลางวันให้กับครูผู้รับผิดชอบในการจัดซื้อวัตถุดิบ อาหารกลางวันในแต่ละวัน (โดยปกติแล้ว จะเป็นครูเวร หรือครูอาหารกลางวัน แล้วแต่บริบทของโรงเรียนแต่ละโรงเรียน)
(6) เจ้าหน้าที่อาหารกลางวัน/พัสดุ (แล้วแต่บริบท) ดำเนินการจัดทำใบจัดซื้อวัสดุเครื่องบริโภค (หรือที่เรารู้จักกันในนามใบจัดซื้อ 4 ส่วน) โดยระบุรายการที่จะซื้อ ราคา จำนวนหน่วยในการซื้อ และจำนวนเงินรวม รวมถึงข้อมูลต่างๆ ทีเกี่ยวข้อง (ตัวอย่างเอกสารดังแนบในหน้าที่ 4-6) หน้าที่ 6 ใช้แทนใบเสร็จรับเงิน กรณีซื้อของจากร้านที่ไม่สามารถออกใบเสร็จให้ได้ (คล้ายๆ บก.111) จัดซื้อ 22 วัน ต้องทำเอกสาร 3 หน้านี้จำนวน 22 ชุด รวมๆ คือ 66 แผ่นครับ
(7) เมื่อดำเนินการครบตามจำนวนวันที่ยืมเงินแล้ว ให้เจ้าหน้าที่อาหารกลางวัน ดำเนินการบันทึกข้อความรายงานเพื่อส่งใช้เงินยืมตามจำนวนเงินที่ยืม โดยแยกการส่งใช้เป็น 2 แบบ คือ
หลักฐานค่าอาหารกลางวัน ตามจำนวนที่ใช้ไปจริงในข้อ (6)
เงินสด (ถ้ามี) ตามจำนวนเงินที่เหลือในแต่ละวันตามข้อ (6)
โดยจำนวนเงินทั้ง 2 รายการรวมกันแล้วต้องเท่ากับจำนวนที่ยืมในข้อ (3) (ตัวอย่างเอกสารดังแนบในหน้าที่ 7) เจ้าหน้าที่การเงินทำการบันทึกหลังสัญญายืมเงิน กรณีมีเงินเหลือส่งคืนเป็นเงินสด ให้นำฝากเข้าบัญชีเงินอุดหนุนอาหารกลางวันคือ และลงบันทึกในทะเบียนคุมเงินนอกงบประมาณ ประเภทเงินอุดหนุนอาหารกลางวัน ฝั่งรับ ตามจำนวนเงินที่เหลือ
( สำหรับเอกสารในการจ้างแม่ครัวเป็นหน้าที่ของเจ้าหน้าที่พัสดุ โดยจะต้องเบิกจ่ายเงินให้กับผู้รับจ้าง (เหมือนการจ้างปกติ) เมื่อแม่ครัวดำเนินการจัดทำอาหารครบตามจำนวนวันเรียบร้อยแล้วเท่านั้น ห้ามเบิกให้ก่อนนะครับ (ตัวอย่างเอกสารดังแนบในหน้าที่ 8-13)
(9) การดำเนินการจัดซื้อแก๊สหุงต้ม และน้ำยาล้างจาน หรือ อื่นๆ ตามที่ได้หักไว้ก่อนการทำสัญญายืมเงิน ให้ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างตาม พรบ.จัดซื้อจัดจ้าง ปี 2560 (เหมือนการซื้อของปกติ ไม่ต้องลงในเอกสาตามข้อ (6))
(10) รายละเอียดอื่นๆ อยู่ที่บริบทแต่ละโรงเรียน ปรับได้ตามความเหมาะสมครับ
ดาวน์โหลดเอกสารยืมเงินสำหรับจัดซื้อ วัตถุดิบอาหารกลางวัน
